ずっとExcel で見積書や請求書を管理してたけど、クラウドサービスの board に移行しようとしてるってお話です。
まもなく5期目に突入と言うタイミングで、今までの業務フローや社内の制度的なのも見直したりしようかなと思ってました。
その中の一つとして、見積書や請求書の管理はExcelでやってきましたが今後はクラウドサービスに移行しようと思ったので今回はその辺のお話です。
導入しようと思った経緯
ラテール設立以前のフリーランス時代、さらにその前の会社員時代から、見積書や請求書は、Excel で作成していたのですが、バックオフィス業務を少しでも効率化したいと思ったので、クラウド型で良さそうなのを色々探していました。
とは言え、弊社は見積書や請求書を毎月何百枚も作成とかしないので、月末に請求書数枚を出して終わりって感じでそこまでその辺の業務がストレスになってはいませんでした。
ただ、弊社の場合、見積書の作成などはボクと三宅が担当しているのですが、それぞれの見積書や請求書がうまく共有出来ていない状況が有りました。
Dropboxとかでファイルだけ共有してても、わざわざ相手が作成した見積書などを開いてチェックしたりしないので、殆ど意味が無い状態でした。
その辺りを解決して、お互いの案件状況等がもっとうまく共有できればいいなぁと思ったのが一番の導入理由です。
長い間使わなかった理由
Web制作とかやってると、こういったサービスがリリースされると横目でもチェックはしてるので、存在自体は知っていましたが、重要なデータをクラウドで管理することの不安や、運営がベンチャーだと直ぐにサービス終了するかもっていう不安などもあって、今まで手を出してきませんでした。
freee とかもそんな理由で使ってなかったんすよね。今回の主題とは外れますが数日前から freee も口座管理を主な目的として使うようになりました。
その他の理由としては、見積書や請求書を月額数千円掛けてまでクラウドでやる必要性が感じられてなかったというのも有りました。
どのクラウド請求管理サービスを使うか
最初は、MakeLeaps を検討していました。
キッカケは、某有料記事の仕事術を読んでて、ざっくりとした売上予測を見るのに、MakeLeaps のグラフが活用できる的なのを読んだからですが、MakeLeaps
自体は知名度も有るし、売上予測がグラフで見れる所に魅力を感じたので、モノは試しってことで、無料トライアルで使ってみました。
ボクの中で一番価値を感じたのが、見積書や請求書の管理より、売上予測がグラフで見れるって部分でした。
フリーランス時代は、Google Spreadsheet で毎月の売上予測と外注費を入力してざっくりと今月どのくらい稼げたかなーってチェックしてたんですが、ラテールを設立してからは、専用の簡易収支管理的なのを当時専属パートナー的に弊社に居たプログラマっぽい方に作ってもらったのを今まで使ってきました。
↓こんな感じのやつです。
話を MakeLeaps に戻すと、少し使ってみて感触としては悪くなかったんですが、月額がちょっと高いなぁと。
弊社の場合最低3アカウントは必要なので、最低でも月額3,980円。
悩みつつも導入しようかなと思っていた時に、MakeLeaps の評判とか色々ググッてたら、時雨堂を支える技術 · GitHub がヒットして、そこに MakeLeaps から board
に移行したって書いてあり、分析機能やらレポート表示が良いって部分が目に留まったので気になったので調べたところ、自分が求めてるのに一番合ってる気がしました。
その他、Misoca や MFクラウド請求書とかも軽くチェックしたんですけど、個人的に一番良さそうなのが board でした。
board を試してみる
そんな訳で、board を使って実際に顧客登録や案件登録をしたところ、若干クセは強い印象でしたが全体的にとても良かったです。
サイトにも、
単なる請求書作成、見積書発行システムで終わらない
必ず必要になる周辺業務の効率化までを考えて作られた業務・経営管理システム
と書かれてるように、請求書作成、見積書発行以外の所にも力を入れているのがポイント高かったです。
また、board は受託開発を事業としてる会社を主なターゲットにしているので弊社との親和性も高かったです。
細かい部分で気になる点はいくつか有りますが、売上分析も助かりますし、しばらく board を使っていこうと思います。
今回はわりとどうでも良い話でしたが、次回は board を使ってみて良かった点やイマイチな点などより具体的なことを書きたいと思います。